Notes de terrain · Opérations de protection des renseignements
Assistant IA de cartographie des données
Cette page enseigne la cartographie des données pas à pas : ce qui compte comme dossier, combien de temps on le garde, et pourquoi le dessin échoue avant le logiciel. L'assistant plus bas fait la partie rapide. Il esquisse votre carte dans votre navigateur, et vous révisez chaque élément.
La question que personne n'a posée à l'outil
J'ai lu ce billet une centaine de fois. Pas le genre « le menu déroulant est brisé ». Le genre « est-ce qu'on cartographie le chiffrier », « la sauvegarde, c'est un système », « le marketing veut garder les courriels au cas où ». Le logiciel fonctionnait. Le modèle mental en dessous, non.
Ils ne portaient jamais sur l'outil. Personne n'écrivait pour dire que le menu déroulant était brisé. On m'écrivait pour demander : est-ce qu'on cartographie le chiffrier? La sauvegarde, c'est un système? Le marketing veut garder les courriels au cas où; est-ce que « au cas où » est une finalité? Le logiciel fonctionnait. Le modèle mental en dessous, non.
Alors voici la distinction, en trente secondes, parce que tout le reste en dépend. L'inventaire, c'est la liste : quels renseignements personnels vous détenez, où ils se trouvent, pourquoi vous les avez. La cartographie, c'est le dessin : comment ils circulent entre ces endroits. On ne peut pas dessiner le mouvement avant de lister les choses. Tous les projets de cartographie ratés que j'ai vus ont essayé de dessiner d'abord, ont produit un beau diagramme de rien, et sont morts dans un lecteur partagé.
La conversation que tout le monde évite
Demandez à une salle quand les données clients sont supprimées et quelqu'un répond toujours vite : sept ans, les finances l'ont dit. Posez la même question sur les sauvegardes et regardez la confiance s'évaporer. Les sauvegardes sont la conversation sur la conservation que tout le monde évite, parce qu'on ne peut pas ouvrir la bande du mois dernier pour en retirer un seul client sans retirer tout le monde.
La réponse honnête est moins satisfaisante et plus utile. Vous documentez la rotation. Vous laissez l'expiration suivre la rotation, d'habitude trente à quatre-vingt-dix jours, et vous l'écrivez dans le calendrier pour que, quand la CAI pose la question, la réponse soit un paragraphe, pas un haussement d'épaules.
Le simulateur ci-dessous est volontairement ennuyeux. Choisissez un dossier. Il traverse les quatre étapes que vit chaque dossier, plus la cinquième carte que personne ne dessine : les copies de sauvegarde. Touchez une pastille de loi pour lire la disposition réelle derrière chaque durée.
Le tableau, c'est le travail
Personne ne vous vendra un tableau de conservation, parce que le tableau, c'est la juridiction plus le secteur plus le contrat plus le contexte, et quiconque vous vend un chiffre unique vous vend un procès. Ce que vous pouvez avoir à la place : des fourchettes, la loi derrière chaque fourchette, et les mises en garde qui la modifient.
C'est le rôle des pastilles. Chacune nomme la disposition, donne son langage pratique, et lie le texte officiel quand il existe. Deux d'entre elles portent l'essentiel du poids au pays. La Loi 25, article 23, a fait de la conservation une obligation au Québec : une fois la finalité accomplie, détruisez le renseignement ou anonymisez-le. La LPRPDE, annexe 1, article 4.5, fixe le plancher fédéral : ne conservez les renseignements que le temps nécessaire, fixez des durées minimales et maximales, détruisez ce qui n'est plus nécessaire. Aucune ne vous donne un chiffre. Le chiffre vient de vos contrats, de vos délais de prescription, et de l'horloge de six ans de l'ARC, qui survit à presque tout le reste dans l'édifice.
Au crayon rouge : si votre calendrier de conservation affiche une durée fixe par dossier sans mise en garde, il a été écrit par quelqu'un qui n'a jamais rencontré vos contrats. Les fourchettes motivées survivent au contact du réel. Les chiffres fixes, non.
Un exemple concret
Le Café Nord est fictif. Les erreurs ne le sont pas. Parcourez-le étape par étape : trois comptoirs de collecte, les systèmes qu'ils alimentent, les tiers qui touchent les données, les sauvegardes que personne n'a dessinées, et la destruction finale qu'exige la loi. Utilisez les boutons ou les flèches du clavier.
Trousse d'exportation
Chaque fichier porte son encadrement juridique à l'intérieur. Un CSV qui voyage sans ses mises en garde devient la politique de quelqu'un par accident.
Tout ce qui précède enseigne. Ceci fait. Répondez à quatre questions rapides, ou collez une recette, et l'assistant esquisse votre carte de données étape par étape, dans votre navigateur. Vous révisez chaque élément, corrigez ce qui cloche, et téléchargez le chiffrier brouillon. Le guide reste ouvert plus haut si vous devez vérifier une durée de conservation en chemin. Quand la session se termine, votre brouillon s'ouvre dans l'espace carte plus bas, prêt à placer à la main.
Brouillon à réviser, pas un avis juridique.
Cet assistant produit un inventaire de départ pour votre travail de gouvernance et de calendrier de conservation lié à la Loi 25. La Loi 25 n'exige pas nommément un « inventaire des données ». Ce que vous obtenez ici est un brouillon que votre avocate ou avocat révise et que votre équipe complète.
Les délais de conservation sont indiqués sous forme de plages, chacun avec la loi citée et une date de vérification. Tout ce que l'outil ne peut pas vérifier est marqué « à vérifier » plutôt que chiffré. Rien de tout ceci ne déclare que vous êtes conforme.
Vie privée : cette page ne charge aucun script tiers. L'outil surveille sa propre activité réseau et affiche le compteur à côté de cet avis : 0 requête envoyée. Le forfait hors ligne est la version la plus forte de cette promesse. Téléchargez-le, déconnectez-vous, et le flux complet fonctionne avec le wifi éteint. Seul le forfait hors ligne affirme sans réserve que rien ne quitte votre machine.
Votre espace carte
Votre brouillon s'ouvre ici à la fin de votre session. Faites glisser les nœuds pour les placer, faites un clic droit sur un nœud pour voir les options, et continuez à discuter avec l'assistant pour peaufiner le brouillon.
Pas encore de brouillon.
Terminez une session avec l'assistant ci-dessus, confirmez les éléments de révision, et votre carte s'ouvrira ici, prête à placer.
La partie que personne ne veut financer
Voici le fil que je laisse volontairement ouvert. Tout ce qui précède résout le dessin. Rien de ce qui précède ne résout le pourrissement. Six mois après l'atelier, le chiffrier a une nouvelle colonne, le marketing a acheté un nouvel outil, et personne n'a mis la carte à jour. Je n'ai jamais vu une entreprise régler ça avec un logiciel. Celles qui s'en approchent font quelque chose de peu glamour : elles mettent un humain sur une invitation récurrente au calendrier et lui donnent le pouvoir d'être tannant à ce sujet. Tout le reste, c'est de la décoration.